Boites à archives 

Les différentes solutions d’archivage professionnel

Une entreprise se doit d’archiver un grand nombre de documents administratifs, comptables, fiscaux ou commerciaux, généralement pendant plusieurs décennies. Comment optimiser son espace d’archivage ? Quelles sont les différentes solutions d’archivage ?

Les différents modèles de boites à archives

Les documents à archiver se rangent dans des boites à archives. Plusieurs modèles existent sur le marché :

• la boite à archives avec couvercle rabattable au format A4 qui est conçu pour le stockage des documents importants, elle peut avoir différentes épaisseurs ;
• le range-revue au format A4 qui ne possède pas de couvercle afin de laisser un libre accès aux magazines et revues stockés ;
• la boite à archives spécial dossiers suspendus qui peut accueillir jusqu’à 25 dossiers suspendus au format A4, idéal pour l’archivage rapide de plusieurs dossiers ;
• la caisse archives avec couvercle cloche spécialement conçue pour accueillir plusieurs boites à archives en vue de leur archivage définitif ;
• le container pour boites à archives qui possède une ouverture frontale afin de faciliter la consultation des archives à tout moment.

Comment choisir la bonne solution d’archivage ?

Il y a plusieurs critères à prendre en compte lorsque l’on choisit sa boite à archives.

Critère n°1 : l’utilisation

Ce critère est très important car il détermine le modèle de boites que vous allez choisir. La question est de savoir si vous devez consulter régulièrement les archives entreposées ?

Selon la fréquence de consultation des archives, il est facile de trouver le modèle adéquat :

• pour une consultation fréquente de ce que l’on pourrait appeler des « archives courantes », nous vous conseillons les dossiers suspendus ou les boites de classement ;
• pour une consultation occasionnelle, nous vous recommandons les boites à archives classiques ;
• pour une consultation exceptionnelle (moins d’une fois par an), nous vous conseillons les containers pour boites à archives, grâce à leur ouverture frontale vous retrouverez facilement la boite à archives dont vous avez besoin et par la suite le document.

Critère n°2 : la matière

Tous les modèles que nous proposons sont en carton recyclable. Ils sont suffisamment résistants pour transporter et stocker des documents important par milliers. Il existe également des boites à archives en plastique, elles sont recommandées lorsque la zone de stockage est plutôt humide.

Critère n°3 : le montage

Il existe deux types de montage pour une boite à archives : le montage manuel ou le montage automatique.

Le montage manuel signifie que la boite est à monter entièrement à partir des pliages effectués en usine. Son montage est donc plutôt long et fastidieux mais il prend moins de place pour son stockage lorsqu’il est vide car il est à plat. De plus, son prix d’achat est bas.

Le montage automatique, comme son nom l’indique, automatise une partie du montage : il suffit d’exercer une pression sur le côté. Cela vous permet de gagner du temps lors du montage de la boite. Cela est plutôt pratique si vous devez en monter plusieurs d’affilée.

Un dernier conseil pour terminer…

N’oubliez pas d’indiquer sur chaque boite à archives son contenu ainsi que l’année des documents archivés. Cela vous permettra de retrouver facilement tout document lors d’une future recherche. Toutes les boites à archives possèdent un espace dédié pour écrire leur contenu. Vous pouvez soit l’écrire à l’aide d’un marqueur ou d’un stylo indélébile, ou bien placer une étiquette imprimée. En optant pour une couleur de stylo ou d’étiquette différente selon le type de contenu stocké, vous pourrez même visualiser en un coup d’œil toute votre organisation !